Upphandla rätt och hållbart hela vägen – fem punkter för bättre upphandlingskontroll

För att säkerställa att leverantörerna kan och vill följa kontraktet ska den upphandlande myndigheten ha god koll på vem den gör affärer med.

En god kännedom av anbudsgivarna försvårar även för oseriösa och kriminella aktörer att delta i affären. När Upphandlingsmyndigheten frågade 800 upphandlande myndigheter hösten 2022 om hur de arbetar med arbetsrättsliga villkor visade undersökningen att det återstår mycket arbete för samtliga delar av upphandlingssverige.

Upphandlingsmyndighetens undersökning visar tydligt att det är för få upphandlande myndigheter som gör vad de kan göra för att bidra till en fungerande offentlig upphandling i Sverige. Något som bidrar till att skattepengarna riskerar att används på ett ineffektivt sätt och bidrar till dumpade arbetsvillkor, dåliga konkurrensmöjligheter för seriösa företag och en sämre leverans för skattebetalarna. LO anser att denna risk måste minimeras och därför måste de upphandlande myndigheterna förbättra sina arbetssätt och sin roll som beställare.

LO uppmanar samtliga upphandlande myndigheter (statliga myndigheter och verk, kommuner och regioner samt övriga aktörer som gör offentliga upphandlingar) att gå igenom dessa fem punkter i uppstartsfasen av varje ny upphandling för att minska risken för fusk, utnyttjande och kriminalitet i samband med offentliga upphandlingar.

1. Vilka ska uteslutas från upphandlingen?
2. Hur ska de ställda kraven följas upp?
3. När ska leverantören uppvisa att kontraktsvillkoren följs?
4. Vem ska följa upp kontraktsvillkoren?
5. Vad händer när leverantören inte lever upp till kontraktet?

Vilka ska uteslutas från upphandlingen?

Dagens upphandlingsregelverk ställer krav på att vissa leverantörer ska uteslutas från upphandlingsförfarandet (de obligatoriska uteslutningsgrunderna). Även andra uteslutningsgrunder får tillämpas av den upphandlande myndigheten (de frivilliga uteslutningsgrunderna). Det är vanligt att uteslutningsgrunderna tillämpas då anbud kommit in till myndigheten men de kan användas under hela kontraktstiden, därför behöver kontraktets efterlevnad kontrolleras under hela dess löptid.

Följande brott ska enligt LOU leda till obligatorisk uteslutning och är därmed tvingande:

• Organiserad brottslighet.
• Mutbrott (bestickning).
• Bedrägeri.
• Penningtvätt.
• Finansiering av terrorism.
• Terroristbrott.
• Människohandel.

Betalning av skatter och sociala avgifter

Det finns även en möjlighet att utesluta en leverantör som inte har fullgjort sina skyldigheter vad gäller betalning av skatter eller socialförsäkringsavgifter:

• Om denna brist har fastställts i en dom eller beslut som vunnit laga kraft ska leverantören uteslutas.
• Det finns ingen uttrycklig tidsgräns för hur länge en sådan händelse kan ligga till grund för uteslutning.

Om den upphandlande myndigheten vill kan de frivilliga uteslutningsgrunder användas

En nyhet sedan 2017 är att en leverantör kan uteslutas om den inte följer tillämpliga arbetsrättsliga regler. En annan viktig frivillig uteslutningsgrund är om leverantören rapporterar felaktiga uppgifter eller inte rapporterar några uppgifter alls till den upphandlande myndigheten.

Frivilliga uteslutningsgrunder:

De frivilliga uteslutningsgrunderna tar sikte på förtroendet mellan myndigheten och leverantören, om det förbrukas i samband med att en frivillig uteslutningsgrund uppfylls, då kan myndigheten utesluta leverantören. Den upphandlande myndigheten behöver inte specificera de frivilliga uteslutningsgrunderna i upphandlingsdokumenten för att de ska vara tillämpbara, efter de framgår av lagtext. Men för tydlighets skull är det alltid eftersträvansvärt att vara så tydlig och transparent som möjligt.

Med anledning av detta bör följande tydligt framgå i upphandlingsdokumentet:

• Kommer den upphandlande myndigheten använda sig av frivilliga uteslutningsgrunder för att förkasta anbud från oseriösa och kriminella aktörer?
• Vilka uteslutningsgrunder kommer att användas i upphandlingen?

Hur ska de ställda kraven följas upp?

De krav som ställs i upphandlingsdokumentet ska också tas med in i kontraktet med leverantören. Därför är det av stor betydelse kraven blir bra, ändamålsenliga och kan följas upp. Samtliga krav som ställs i upphandlingsdokumentet ska börja följas upp när kontraktet påbörjats.

Den upphandlande myndigheten ska ha en plan och strategi för följande frågor i varje enskild upphandling:

• Vilka krav ska ställas för att det ska bli en bra leverans med god kvalitet och goda arbetsvillkor gällande just denna upphandling?
• Hur ska leverantören/leverantörerna uppvisa att de följer de uppställda kraven?
• Vilka uppgifter ska myndigheten få tillgång till och hur?
• Hur kommer den upphandlande myndigheten säkerställa att de får den vara, tjänst eller byggentreprenad som upphandlats?

När ska leverantören uppvisa att kontraktsvillkoren följs?

Den upphandlande myndigheten behöver även beskriva när leverantören ska uppvisa att kontraktsvillkoren följs. Detta är ett sätt för de ansvariga politikerna och tjänstemännen att säkerställa att det som beställts levereras enligt kontraktet.

Hur ofta ska återrapportering ske?

• Kvartalsvis.
• Slumpvis.
• Etappvis.
• Vid avvikelser.

På vilket sätt ska återrapporteringen ske?

• Skriftligt.
• Besök.
• Arbetsplatskontroll.
• Samtal.
• Annan form av återrapportering.

Vem ska följa upp kontraktsvillkoren?

Det är även viktigt att uppge vem som ska ansvara för den uppföljning som ska ske och vilken typ av tillgång de ska ha till leverantörens dokumentation gällande till exempel löneutbetalningar. Något som även underlättar när kontrollerna kommer i gång. Det bör tydligt framgå av upphandlingsdokumentet.

Hur ska den upphandlande myndigheten säkerställa att de uppgifter som krävs för kontrollen kan delas av leverantören?

• Skriv tydliga ska-krav kring vad som är obligatoriskt för leverantören att lämna ut till beställaren samt vad som kan komma att krävas av leverantören från beställaren vid behov.

Vem som kommer utföra kontrollerna:

• Beställaren själv.
• Huvudleverantören, vid kontroll av underleverantörer.
• Ett företag som arbetar med företagskontroller.
• En kombination av olika aktörer och beroende på bransch och värdet på upphandlingen.

Vem som ska ta emot informationen av kontraktsbrott, oegentligheter eller brott.

Leverantörens skyldighet att lämna nödvändiga uppgifter för kontroll:

För att kunna följa upp kontraktsvillkoren ska det tydligt framgå att leverantören är skyldig att lämna nödvändiga uppgifter för efterkontroll till beställaren. Uppgifterna ska även få behandlas av tredje part om den upphandlande myndigheten väljer att låta en extern aktör sköta leverantörskontrollen.

Vad händer när leverantören inte lever upp till kontraktet?

Ett sätt att styra leverantörerna på är att föra in olika typer av sanktioner i kontraktet. Sanktionerna kan vara av skiftande karaktär och ha olika syften, men vanligtvis bör det finnas en trappa av eskalerande sanktioner som syftar till att få leverantören att följa kontraktet.

Tyvärr finns det inte alltid en väl genomtänkt plan hos den upphandlande myndigheten om vilka sanktioner som finns och när de ska användas, hur de ska användas och vilken verkan de är tänkta att ge. Med anledning av detta ska upphandlaren redan innan upphandlingen påbörjas tänka igenom hur fel och oegentligheter ska hanteras under kontraktstiden. Följande frågor kan fungera som vägledning i detta arbete.

Vad händer om leverantören/leverantörerna eller deras underleverantörer bryter mot de villkor som ställts upp i kontraktet?

• Ingenting.
• Möte med information om vilket/vilka kontraktspunkter som brutits mot och när de ska vara åtgärdade.
• Skriftlig varning.
• Viteskrav.
• Hävning av kontraktet.

Vad händer om leverantören eller dennes underleverantörer upprepande gånger bryter mot de villkor som ställts upp i kontraktet?

• Ingenting.
• Ännu strängare viten.
• Hävning av kontraktet och skadeståndskrav.

Vad händer om leverantören eller dennes underleverantörer bryter mot de lagar och regler som finns på svensk arbetsmarknad? Några vanliga exempel på arbetslivskriminalitet:

• Brott mot nattarbetstidsförbudet.
• Arbeta för mycket utan dygnsvila.
• Arbeta för mycket utan veckovila.
• Brott mot jordabalken (bostäder vid arbete).
• Arbetsmiljöbrott avseende bristande skyddsutrustning etcetera.
• Brott mot utlänningslagen.
• Brott mot utstationeringslagen.
• Arbetskraftsexploatering.
• Brott mot kör- och vilotidsregler.
• Brott mot skattförfarandelagen och annan ekonomisk brottslighet.
• Välfärdsbrottslighet som till exempel assistansbrott, utnyttjande av odeklarerad arbetskraft för möjliggörande av felaktig inkomstdeklaration med syfte att utnyttja olika bidrag och förmåner med hjälp av SGI, eller felaktiga inkomstdeklarationer för att berättigas till pension.
• Urkundsförfalskning (felaktig användning av olika identitetshandlingar och intyg såsom körkort och ID06-kort).
• Brott mot F-skattesystemet genom användande av falska egenföretagare.

Vad händer om huvudmannen använder det kontrakterade företaget som brottsverktyg:

• Genom olika bedrägeriupplägg.
• Genom kontraktsbrott gentemot den upphandlande myndigheten?
• Genom att på ett systematiskt sätt byta ut styrelsen, byta ägare på företaget eller byter ut vilket land företaget har säte i för att kunna få olika typer av fördelar?

Plan för andra leverantörer?

• För att kunna använda uteslutning av en leverantör som bryter mot kontraktet bör den upphandlande myndigheten noga utreda vad som händer vid en uteslutning av en leverantör.
• Finns det till exempel en möjlighet att öppna upp för fler leverantörer vid större upphandlingar så risken att bli beroende av en stor leverantör minskar.

En bättre offentlig affär

Om dessa ounkter används i framtagandet av upphandlingsdokumentet kommer en bättre offentlig affär med sund konkurrens mellan företag och schyssta villkor för de som jobbar med leveransen av det som köpts av våra gemensamma skattepengar bli möjlig.

Har du frågor om innehållet?

Mejla till upphandling@lo.se

LOs upphandlingsguide (pdf)

LOs upphandlingsguide kan beställas från LO-distribution.