Upphandlingsprocessen i 3 steg

En Upphandlingsprocess kan se olika ut beroende på vem som upphandlar och vad som ska upphandlas men kan i huvudsak delas in i tre steg:

• Den förberedande delen där frågan om en upphandling över huvud taget ska göras behandlas, vad som i så fall ska upphandlas, vilka krav som ska ställas och vilka uppföljningsmetoder som ska säkerställa leveransen beslutas.
• Upphandlingsdelen där upphandlingsdokumenten skickas ut, anbuden kommer in och beslut om vem som ska få genomföra leveransen fattas.
• Leveransdelen där avtalsteckning sker, leveransen genomförs av leverantören och följs upp och utvärderas av den upphandlande myndigheten.

Eftersom många beslut måste tas tidigt i processen är det av stor vikt att den fackliga organisationen bjuds in direkt när processen drar i gång. Ansvariga politiker bör rådgöra med facket om huruvida en verksamhet eller tjänst överhuvudtaget ska upphandlas eller om den kan göras bättre i egen regi. Med hjälp av facket kan den upphandlande myndigheten också säkerställa framtagandet av ett upphandlingsdokument som ställer relevanta arbetsrättsliga krav samt andra krav som möjliggör en bra leverans av det som ska upphandlas.

Steg 1. Den förberedande delen

Planera, kartlägga och analysera vad den upphandlande myndigheten behöver få levererat.

Det kan till exempel handla om att utreda följande:

• Vad behöver levereras? Till exempel städtjänst, hemtjänst eller en ny skolbyggnad?
• Vad är det uppskattade värdet på upphandlingen?
• Har detta upphandlats tidigare eller är det första gången?
• Om den upphandlande myndigheten upphandlat detta tidigare hur gick det med leveransen då, vad säger utvärderingen?
• Finns det vägledning hos Upphandlingsmyndigheten som kan underlätta planeringen och analysen?
• Har den upphandlande myndigheten en ny upphandlingspolicy eller upphandlingsstrategi som ska styra upphandlingsprocessen?
• Vilket sätt är lämpligast att upphandla på?

Politiskt beslut fattas om att upphandla och vilka ramar för upphandlingen som ska gälla. Detta beslut fattas utifrån det underlag som tjänstemännen tagit fram, men det är ofta lika mycket ett utfall av olika politiska processer och övertygelser. Dessa beslut påverkas och formas genom olika former av opinionsbildande aktiviteter.

Upphandlingsdokumentet tas fram av tjänstemännen i den upphandlande myndigheten och kommer sedan vara styrande för resten av upphandlingsprocessen och hela leveranstiden. Det som inte står i upphandlingsdokumentet kan vara svårt att kräva som beställare i efterhand. Därför är denna del av upphandlingsprocessen nyckeln till en bra leverans.

Genom att ställa sociala och miljömässiga krav på leverantören som till exempel arbetsrättsliga villkor och krav på en säker arbetsmiljö ökar möjligheten för seriösa och långsiktiga företag med kollektivavtal att delta i upphandlingen och lägga ett vinnande anbud. De krav som kan ställas för att säkerställa att de som fullföljer kontraktet har goda arbetsvillkor finns i kapitel 2 i denna guide. För att kraven ska bli bra utformade och enkla att följa upp ska den fackliga organisationen eller organisationerna bjudas in att vara delaktiga i framtagandet av arbetsrättsliga villkor. Om det finns osäkerhet om vilket fackförbund som ska kontaktas kan LO vara behjälpliga med detta.

Annonseringen av upphandlingen påbörjas när upphandlingsdokumentet är klart. LO rekommenderar att politiker får möjligheten att i denna del av processen godkänna upphandlingsdokumentet. Upphandlingen annonseras sedan genom ett speciellt annonsverktyg så att alla som är intresserade av upphandlingen kan ta del av den. Verktygen är kostnadsfria och öppna för alla att använda.

Steg 2. Upphandlingsdelen

Anbud inkommer till den upphandlade myndigheten under anbudstiden och de tas emot fram till aviserad stopptid. Hur många anbud som kommer in varierar stort mellan olika upphandlingar. Under 2022 inkom i genomsnitt fem anbud per upphandling i Sverige.

Leverantörer utesluts. Enligt lagstiftningen ska vissa leverantörer uteslutas med stöd av de obligatoriska uteslutningsgrunderna. Den upphandlande myndigheten kan även använda sig av de frivilliga uteslutningsgrunderna för att utesluta en leverantör. De frivilliga uteslutningsgrunderna kan vara ett kraftfullt verktyg för att inte släppa in oseriösa och kriminella leverantörer som på olika sätt gjort sig skyldiga till brott eller annan misskötsel.

Anbuden utvärderas, samtliga anbud öppnas på en bestämd tid på för att sedan utvärderas. Onormalt låga anbud granskas och förkastas.

Det bästa anbudet väljs. Det finns flera sätt att komma fram till det ”ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.” Vanligtvis används en kombination av olika krav och pris. För att kunna jämföra pris och kvalitetskrav viktas kvalitetskraven. Det vill säga, de tilldelas ett fiktivt pengavärde. För att det ska löna sig att uppfylla kvalitetskraven är det viktigt att dessa viktas tungt relativt till priset. För att få en bra leverans är det exempelvis viktigt att här ställa krav på personalens yrkeskvalifikationer. Ju bättre utbildning och yrkeslivserfarenheter personalen har desto bättre blir varan, tjänsten eller byggentreprenaden som ska inhandlas.

Avtalsspärr – Enligt regelverket ska spärren vara minst 10 dagar och under den perioden får den upphandlande myndigheten inte ingå avtal. Under avtalsspärren kan leverantörer ansöka om överprövning av upphandlingen hos förvaltningsrätten. Överprövningar och överklagningar är vanliga och kan kraftigt förlänga upphandlingsprocessen och därmed försena den planerade leveransen. Med anledning av detta är det av stor betydelse att upphandlaren redan från början räknar med förseningar av tilltänkt startdatum.

Steg 3. Leveransdelen

När avtalsspärren hävs sker avtalsteckning och leveransen kan påbörjas. Ett påskrivet kontrakt betyder att leverantören är skyldig att leverera utifrån de krav som den upphandlande myndigheten och leverantören kommit överens om.

I samband med uppstarten ska leverantören redovisa hur den kommer att fullfölja kontraktet. Här ska även information om hur kontraktet ska fullföljas med egen personal, utstationerad personal, bemanningspersonal eller med underleverantörer.

Om leverantören ska använda olika aktörer för att fullfölja kontraktet ska det så snart som möjligt redogöras för hur de arbetsrättsliga kontraktsvillkoren ska fullföljas för att undvika kontraktsbrott och arbetslivskriminalitet.

Från och med att kontraktet är påskrivet och leveransen är i gång ska leverantören/leverantörerna löpande återkoppla till den upphandlande myndigheten.

Den upphandlande myndigheten påbörjar förvaltningen av det som upphandlats. Dialog och uppföljning är två avgörande verktyg. Det är mycket viktigt att den upphandlande myndigheten genomför arbetsplatskontroller på plats och inte stannar vid skrivbordskontroller.

I samband med att upphandlingen avslutas ska en utvärdering göras. I och med att utvärderingen ligger till grund för nästa upphandling som ska göras är det viktigt att föra en dialog med den fackförening som har tillämpligt kollektivavtal eller som har rätt att teckna kollektivavtal med leverantören för att få en så god förståelse som möjligt om vad som fungerat bra och vad som kan fungera bättre.

Har du frågor om innehållet?

Mejla till upphandling@lo.se

LOs upphandlingsguide (pdf)

LOs upphandlingsguide kan beställas från LO-distribution.