Det kan till exempel handla om att utreda följande:
- Vad behöver levereras? Till exempel städtjänst, hemtjänst eller en ny skolbyggnad?
- Vad är det uppskattade värdet på upphandlingen?
- Har detta upphandlats tidigare eller är det första gången?
- Om den upphandlande myndigheten upphandlat detta tidigare hur gick det med leveransen då, vad säger utvärderingen?
- Finns det vägledning hos Upphandlingsmyndigheten som kan underlätta planeringen och analysen?
- Har den upphandlande myndigheten en ny upphandlingspolicy eller upphandlingsstrategi som ska styra upphandlingsprocessen?
- Vilket sätt är lämpligast att upphandla på?
Politiskt beslut fattas om att upphandla och vilka ramar för upphandlingen som ska gälla. Detta beslut fattas utifrån det underlag som tjänstemännen tagit fram, men det är ofta lika mycket ett utfall av olika politiska processer och övertygelser. Dessa beslut påverkas och formas genom olika former av opinionsbildande aktiviteter.
Upphandlingsdokumentet tas fram av tjänstemännen i den upphandlande myndigheten och kommer sedan vara styrande för resten av upphandlingsprocessen och hela leveranstiden. Det som inte står i upphandlingsdokumentet kan vara svårt att kräva som beställare i efterhand. Därför är denna del av upphandlingsprocessen nyckeln till en bra leverans.
Genom att ställa sociala och miljömässiga krav på leverantören som till exempel arbetsrättsliga villkor och krav på en säker arbetsmiljö ökar möjligheten för seriösa och långsiktiga företag med kollektivavtal att delta i upphandlingen och lägga ett vinnande anbud. De krav som kan ställas för att säkerställa att de som fullföljer kontraktet har goda arbetsvillkor finns i kapitel 2 i denna guide. För att kraven ska bli bra utformade och enkla att följa upp ska den fackliga organisationen eller organisationerna bjudas in att vara delaktiga i framtagandet av arbetsrättsliga villkor. Om det finns osäkerhet om vilket fackförbund som ska kontaktas kan LO vara behjälpliga med detta.
Annonseringen av upphandlingen påbörjas när upphandlingsdokumentet är klart. LO rekommenderar att politiker får möjligheten att i denna del av processen godkänna upphandlingsdokumentet. Upphandlingen annonseras sedan genom ett speciellt annonsverktyg så att alla som är intresserade av upphandlingen kan ta del av den. Verktygen är kostnadsfria och öppna för alla att använda.
Läs nästa steg här:
Upphandlingsdelen
Leveransdelen
Har du frågor om innehållet?
Mejla till upphandling@lo.se
LOs upphandlingsguide kan beställas från LO-distribution.